Kako naj bo urejena poslovna dokumentacija za dostavo v računovodstvo oz. računovodski servis?
Računovodstvo predstavlja pomemben člen pri poslovanju in posledično uspehu podjetnika. Zato je izredno pomembno, da je odnos med računovodjo in podjetnikom korekten in komunikacija učinkovita, saj se le tako lahko izkoristijo vse prednosti učinkovitega računovodstva. Tako kot so računovodski servisi zavezani k kvalitetnemu opravljanju storitev, tako je pomembna tudi urejenost samega podjetnika in njegovega poslovanja. K urejenosti poslovanja spada tudi urejenost knjigovodskih listin, ki jih podjetniki dostavljajo računovodskemu servisu. Danes bomo torej govorili o organiziranosti poslovanja in pomenu zavedanja podjetnika o pravilni urejenosti knjigovodskih listin in poslovne dokumentacije.
V našem računovodskem servisu opažamo, da je večina podjetnikov preobremenjena, saj opravljajo skoraj vse funkcije, ki jih vodenje podjetja zahteva. Na eni strani so omejeni s časom in na drugi strani s sredstvi. Vsak direktor (ali samostojni podjetnik) tako opravlja več funkcij, od organizacijskih, kadrovskih, nabavnih, prodajnih, do administrativnih in konec koncev tudi računovodskih. Vsa ta količina dela pa zahteva ogromno časa in če je podjetnik preobremenjen, so nekatera dela opravljena polovično, če ne celo odrinjena na kasnejši čas.
Preobremenjenost podjetnika se kaže zagotovo tudi pri poslovni dokumentaciji, ki jo dostavijo v računovodski servis. Podjetniku so ”papirji” že tako in tako v breme, kaj šele, da bi jim posvetil več pozornosti, kot je nujno potrebno. Vendar je urejena dokumentacija ključ do hitrih in ažurnih računovodskih informacij, ki jih podjetnik še kako potrebuje pri poslovnem odločanju. Nekaterim se zdi, da jim bo urejanje dokumentacije vzelo preveč tako dragocenega časa in njej ne posvečajo pozornosti, ki si jo zasluži. Vendar se s primerno organizacijo in ustreznim sistemom čas urejanja dokumentacije zmanjša, ob tem pa se poveča informiranost podjetnika o posledicah njegovih poslovnih odločitev. V Računovodstvu, računovodskem servisu Vitago precej časa namenimo izobraževanju podjetnikov o rokovanju z dokumentacijo, saj je ta temelj za hitro obdelavo, ki pa je naprej osnova za analize preteklih in načrtovanje bodočih poslovnih odločitev.
V nadaljevanju vam ponujamo kratke opise nekaterih poslovnih dokumentov in njihov namen ter vlogo v poslovanju podjetja.
Izpiski transakcijskega računa
Bančni izpisek je dokument, ki prikazuje promet in stanje denarnih sredstev na transakcijskem računu podjetja. V računovodstvu se izpiski knjižijo po zaporednih številkah in kronološkem zaporedu. Preko izpiskov se zapirajo terjatve in obveznosti podjetja.
Odgovornost podjetnika za dostavo v računovodski servis:
Izpiski transakcijskega računa naj bodo urejeni po zaporednih številkah. Izpiskom pa morajo biti priložene pripadajoče specificirane kompenzacije ter druge razčlenitve prometa z ustreznimi specifikacijami ter morebitnimi pojasnili.
Izdani računi – izdane fakture
Izdani računi so knjigovodske listine, ki izkazujejo prihodke iz poslovanja. Na podlagi izdanega računa v knjigovodstvu nastane terjatev do kupca, obveznost za davek na dodano vrednost – DDV (v kolikor je podjetje zavezanec za DDV) ter prihodek od prodaje proizvodov ali storitev.
Odgovornost podjetnika za dostavo v računovodski servis:
Izdani računi naj bodo razvrščeni po zaporednih številkah in opremljeni z ustreznimi carinskimi ali drugimi dokumenti.
Uporabno:
Prejeti računi – došle fakture
Ravno nasprotno od izdanih računov, nam prejeti računi ali došle fakture predstavljajo osnovo za stroške in s tem odhodke podjetja. Prav tako v knjigovodstvu povzročijo obveznost do dobaviteljev, ter terjatve iz naslova davka na dodano vrednost (DDV).
Odgovornost podjetnika za dostavo v računovodski servis:
Prejeti računi naj bodo urejeni po datumu prejema in likvidacijski številki ter s strani naročnika potrjeni (likvidirani) za knjiženje v poslovne knjige, s priloženimi carinskimi listinami in prevzemnicami blaga. Prejeti računi za osnovna sredstva morajo imeti oznako, da gre za nabavo osnovnih sredstev ter najmanj še podatke o predvideni dobi koristnosti sredstva, o datumu razpoložljivosti za uporabo).
Blagajniški dnevnik
V kolikor podjetje upravlja z gotovino, torej prodaja svoje izdelke ali storitve neposredno fizičnim kupcem, izstavlja za to račune. Koncem delovnega dne mora tako podjetnik blagajno zaključiti in narediti blagajniški dnevnik. Blagajniški dnevnik predstavlja knjigovodsko listino za vodenje blagajne v podjetju in je sestavljen in blagajniškega prejemka in blagajniškega izdatka.
Odgovornost podjetnika za dostavo v računovodski servis:
Blagajniški dnevnik naj bo urejen po datumu in zaporednih številkah ter opremljen z ustreznimi oštevilčenimi prejemki in izdatki ter drugimi prilogami (likvidiranimi prejetimi računi, obračuni potnih stroškov in podobno).
Uporabno:
Potni nalogi in kilometrina
Potni nalogi so računovodske listine, ki dokazujejo obstoj službenih potovanj delavcev in služijo povračilu davčno priznanih stroškov, ki so jih pri oziroma v zvezi s službenim potovanjem utrpeli. Temeljni stroški so dnevnice (povračilo stroškov za prehrano) in prevozni stroški (kilometrina, cestnina, parkirnina, …). Obračunajo pa se lahko tudi drugi stroški, ki so nastali zaradi izvršitve naloge službenega potovanja.
Odgovornost podjetnika za dostavo v računovodski servis:
Potni nalogi morajo vsebovati naslednje podatke:
- številko in datum potnega naloga,
- delovno mesto, na katerega je razporejen zaposleni,
- prebivališče zaposlenega,
- naloga – če gre npr. za poslovni obisk, je pomembna tudi navedba poslovnih strank, ki se obiščejo,
- točno relacijo poti ,
- datum in ura prihoda in odhoda,
- ali je bil izplačan predujem ali ne,
- navedba, ali gre za uporabo privatnega ali službenega vozila z navedeno registrsko številko službenega vozila,
- podpis odredbodajalca na nalogu za službeno potovanje ter na obračunu potnih stroškov,
- podpis predlagatelja na obračunu potnih stroškov,
- podatek, ali je obračunana dnevnica ali ne in njena višina,
- začetno in končno stanje števca v službenih vozilih se mora voditi na potnih nalogih ali posebni evidenci,
- število prevoženih kilometrov s točno navedbo krajev,
- na obračunu potnih stroškov je potrebno našteti dokumente (lahko tudi s številkami) s katerimi se dokazuje, da je bilo službeno potovanje dejansko opravljeno,
- odtisniti žig firme.
Uporabno:
Plače in podatki za obračun plač
Plača je znesek denarja, ki ga delodajalec plača delavcu za opravljeno (navadno) mesečno delo. Plače ureja zakon, pomembna pa je tudi konvencija MOD št. 131 o minimalnih dohodkih. Strošek plače za delodajalca predstavlja bruto ali kosmata plača, vendar od nje delavcu samodejno odtegnejo del plače za določene davke in prispevke, tako da mu ostane neto plača.V Sloveniji v tako dobljeno neto plačo niso všteti stroški prevoza na delo, dnevnice in nadomestilo za prehrano, ki jih delavec prejme še dodatno, torej poleg neto plače.
Odgovornost podjetnika za dostavo v računovodski servis:
Višino plač določa naročnik sam s pogodbo o zaposlitvi. V pogodbi o zaposlitvi je naročnik dolžan natančno določiti način obračunavanja plače, tako da je nesporno določeno ali so v plači zajeti vsi dodatki, ali pa posebej določiti posamezne dodatke in njihovo višino. Način obračunavanja plač kot tudi vse spremembe se zaveže naročnik nedvoumno sporočiti izvajalcu.
Naročnik se zaveže izročiti izvajalcu vse morebitne spremembe podatkov za obračun plač za zaposlene najkasneje do tretjega delovnega dne v mesecu za pretekli mesec, sicer lahko izvajalec uporabi podatke za obračun plač predhodnega meseca.
Ob zaposlitvi novega delavca je naročnik dolžan posredovati izvajalcu tudi M1/M2 obrazec, davčno številko ter pogodbo o zaposlitvi (oziroma najmanj jasen pregled načina obračunavanja plač) in to v 5 dneh po zaposlitvi, v nasprotnem primeru naročnik prevzame vso odgovornost za morebitno neizdelavo obračuna plače ali morebitno napačno izdelavo obračuna plače.
Uporabno:
Ostala dokumentacija
Pod ostalo dokumentacijo štejemo druge dokumente, ki imajo značaj knjigovodske listine (npr. obračuni materialnih stroškov, rekapitulacije materialnega ali blagovnega knjigovodstva, podatki za obračun plač, drugi zbiri in specifikacije) opremljeni tako, da nedvoumno pričajo o vsebini poslovnega dogodka in izvajalcu omogočajo pravilno evidentiranje v poslovne knjige.
Splošna odgovornost podjetnika:
Za resničnost in verodostojnost posredovane dokumentacije odgovarja naročnik. Za nepravilnosti v davčnih in knjigovodskih razvidih ter obračunih, do katerih bi prišlo zaradi zamude naročnika pri dostavi dokumentacije ali zaradi dostave neustreznih in nepopolnih listin, odgovarja naročnik.
Šteje se, da so osnovne določbe predpisov o davčnem priznavanju odhodkov, obveznosti obračunavanja DDV in drugih davkov naročniku znane, v kolikor pa ima naročnik dileme ali vprašanja, se o njih posvetuje z izvajalcem storitve. Skladno s temi pravili je naročnik dolžan izstavljati dokumentacijo in likvidirati prejete račune ter druge listine, ki so podlaga za pripoznanje stroškov.
Obračun stroškov (potnih in ostalih) se zaveže opravljati naročnik sam in jih prilagati neposredno k izplačilnemu instrumentu ali temeljnici, če stroški, ki se nanašajo na obračunsko obdobje, še niso izplačani. Za verodostojnost, vsebino in resničnost obračunov stroškov odgovarja naročnik.
Zaključek
Kot vidimo, mora naročnik poznati vsaj osnovne računovodske pojme, besedne zveze in pravila, da o zakonodaji niti ne govorimo. Vendar je danes precej novopečenih podjetnikov na tem področju z znanjem precej podhranjena. Zato jim v Računovodstvu, računovodskem servisu Vitago pridemo nasproti z poučevanjem in izobraževanjem. To večinoma poteka sproti, ko podjetnik pride do določenega problema.
Že v samem začetku poslovnega sodelovanja pa se s podjetnikom pogovorimo in iz pogovora sklenemo, kakšno je njegovo začetno osnovno znanje. Temu potem prilagodimo tudi podajanje informacij. Seveda tudi mi ne vemo vsega. Držimo pa se rekla, da več glav več ve in tako vsak takšen pereč problem obravnavamo na ravni vseh zaposlenih. Tako se reši večinoma vsako vprašanje.
Računovodstvo Vitago priporoča
Pokličite nas ali zahtevajte konkretno ponudbo
Računovodski servis VITAGO, d.o.o. je z uporabo miniMAXa vzpostavil prilagodljive in hitro odzivne storitve e-računovodstva, s katerimi so znižali stroške poslovanja, povečali produktivnost in razširili obseg svetovalnih storitev.
